Informativa ai sensi dell’art. 13 d.lgs. 30.06.2003, n. 19

Vi preghiamo di consultare periodicamente e con attenzione questa pagina al fine di verificare eventuali aggiornamenti o revisioni che si dovessero rendere necessari anche al fine di recepire e/o conformarsi a normative nazionali, comunitarie, internazionali o per adeguarsi ad intervenute innovazioni tecnologiche.

La presente Informativa descrive le modalità di trattamento dei dati degli Interessati in relazione all’Evento gratuito “AI Forum 2025” che si svolgerà il giorno 11 giugno 2025 presso il Palazzo dei Giureconsulti, in piazza dei Mercanti n. 2, Milano (qui di seguito anche “Evento” per brevità); la validità della presente Informativa è limitata all’Evento.
A tale proposito si precisa quanto segue:

• “Interessato”: si intende la persona i cui dati sono raccolti e trattati dai Contitolari, comprendendo: gli iscritti all’Evento, i partecipanti all’Evento (pubblico, relatori, dipendenti di aziende sponsor, etc.), coloro che contattano i Contitolari per richiedere informazioni e coloro che utilizzano il sito per scaricare documenti e dati relativi l’Evento.
• “Titolari del trattamento”: Associazione Italiana per l’Intelligenza Artificiale, con sede in Roma (RM) C/O CNR-ISTC Via Gian Domenico Romagnosi 18/A, 00196 Roma, (C.F. 96111060586 e P.IVA 14789761005); TIG Events S.r.l., con sede in Milano (20143 – MI), Via Ettore Romagnoli 6, C.F. e P. IVA: 07623550964, (TIG Events, per brevità); tutti gli ulteriori soggetti che sono indicati come MAIN Sponsor dell’evento nell’elenco dinamico in costante aggiornamento al link: http//www.aiforum.eu

1. Finalità del Trattamento

Il conferimento dei dati richiesti in fase di richiesta di partecipazione e di partecipazione all’Evento è libero e facoltativo, ma necessario e può essere revocato dall’Interessato in qualsiasi momento; la mancata comunicazione dei dati richiesti come obbligatori nella pagina di iscrizione, comporta l’impossibilità di erogare i servizi indicati. I dati personali forniti dall’Interessato saranno utilizzati per le finalità qui di seguito indicate:

1. a) gestione della richiesta di registrazione, partecipazione e/o richiesta di informazioni all’Evento con conseguenti adempimenti logistici, organizzativi, amministrativi, contabili, tutti finalizzati a consentire la partecipazione dell’Interessato all’Evento, nonché per consentire il download dei contenuti disponibili sul sito istituzionale dell’Evento, per la gestione delle richieste di informazioni, supporto, etc. ed infine per la gestione del materiale fotografico e/o video nel quale l'Interessato potrebbe risultare ripreso, anche accidentalmente, nel corso della manifestazione secondo i termini e i limiti stabiliti nella informativa liberatoria di cui al punto 10 della presente informativa.
2. b) invio all’Interessato di comunicazioni relative all’Evento, nonché invio all’Interessato di aggiornamenti e informazioni relativi a servizi offerti dai Contitolari solo in relazione a prodotti o servizi analoghi (cosiddetto Soft spam). Si precisa che in questo caso gli eventuali messaggi informativi e/o promozionali potrebbero essere inviati solo direttamente dallo specifico Contitolare e non da soggetti Terzi, e che tali comunicazioni posso riguardare solo prodotti e servizi analoghi a quelli discussi durante l’Evento nella sessione plenaria, nelle tavole rotonde, negli incontri dell’area espositiva e nelle interviste, ferma restando la possibilità dell’interessato di opporsi al trattamento di cui al presente punto mediante semplice richiesta, così come meglio dettagliato in seguito.
3. c) previo espresso consenso dell'Interessato, consentire il trasferimento dei dati a terzi per lo svolgimento delle attività promozionali, commerciali e più in generale di marketing da parte delle società Sponsor e Partner dell'Evento, soggetti meglio individuati nell’elenco dinamico in costante aggiornamento al link: http//www.aiforum.eu

2. Basi Giuridiche del Trattamento e conseguenze

In relazione a ciascuna finalità, il trattamento dei dati ha la propria base giuridica su:

• Finalità 1.a): il Trattamento è necessario per l’esecuzione del contratto e delle attività precontrattuali correlate ed è pertanto effettuato ex art. 6, co. 1, lett. b) Reg. UE/679/2016;
• Finalità 1.b): Il trattamento dei Suoi dati in relazione al punto 1.b) si basa sul legittimo interesse di cui all’art. 6.1.f) del Regolamento e sull’art. 130, comma 4, D.lgs. 196/2003 (cd. “soft spam”), anche in relazione al Considerando n. 47 del GDPR. In ogni caso, ai sensi dell’art. 21 del Regolamento, Lei ha la possibilità di opporsi a tale trattamento in ogni momento attraverso i meccanismi messi a disposizione: opt-out diretto (ad esempio nelle e-mail di invito) oppure scrivendo allo specifico Titolare e/o al Responsabile (art. 7 dell’informativa) per chiedere la cessazione delle comunicazioni e l’esercizio dei diritti dell’Interessato.
• Finalità 1.c): il Trattamento presuppone il suo consenso ex art. 6, co. 1, lett. a), che potrà essere revocato in qualsiasi momento con la modalità riportata al punto precedente. Il mancato consenso comporta l’impossibilità per le aziende Sponsor o Partner dell’evento di condividere aggiornamenti e informazioni sulle attività svolte.

Si informa l’Interessato che, stante il format dell’Evento, che prevede aree dedicate allo svolgimento di workshop e stand di espositori, anche qualora negasse il consenso alla comunicazione dei dati personali a soggetti terzi per le finalità promozionali e di marketing al momento della registrazione, i dati potrebbero ugualmente essere acquisiti direttamente dai soggetti Terzi (sponsor, partners) al momento dell’accesso dell’Interessato alle sale Workshop e/o agli Stand tramite consegna volontaria del proprio biglietto da visita o comunque la comunicazione dei propri dati personali allo sponsor e/o al terzo consentirà a quest'ultimi di acquisire le informazioni dell’interessato. In questi casi i dati personali acquisiti saranno gestititi dai terzi in qualità di autonomi titolari.

3. Natura del conferimento e Tipologia dei dati trattati

Il conferimento dei dati è effettuato dall’Interessato mediante la compilazione online del form di registrazione presente sul Sito o mediante le comunicazioni trasmesse su base volontaria dallo stesso Utente (ad esempio via e-mail) e pertanto il conferimento è volontario, ma necessario per la partecipazione all’Evento.
I dati raccolti sono di natura comune, personali, identificativi ed informatici riferiti al richiedente la partecipazione all’evento (quali, ad esempio, nome, cognome, email, azienda, ecc.); in ogni caso non verranno richiesti dati di natura particolare (sensibile o giudiziale).
Dati trattati:

• per la registrazione, partecipazione e l’ottenimento dei Badge: nome, cognome, e-mail, carica aziendale, area di competenza e livello aziendale, azienda, tipologia e dettaglio tipologia azienda, Cap aziendale, eventuale URL al profilo Linkedin, oltre a eventuali dati finanziari in relazione alle attività di acquisto dei biglietti;
• per la navigazione online e tramite APP: dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet quali indirizzi IP, nomi a dominio dei pc, browser, URI/URL, dati connessi ai download, cookie e altri strumenti di tracciamento (si veda la cookie policy).

Il mancato conferimento di tali dati comporterà la mancata iscrizione all’Evento e la conseguente l'impossibilità di accedere all’Evento e/o alla Piattaforma digitale.

4. Modalità e luogo del Trattamento

I dati personali saranno trattati con modalità elettroniche e cartacee e saranno oggetto di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, blocco, comunicazione e cancellazione.
I dati saranno trattati dai Contitolari ad opera del personale appositamente incaricato, e più precisamente:

• dalla TIG Events S.r.l., a mezzo del proprio personale incaricato appartenente alle aree: marketing-commerciale, comunicazione, amministrazione, sviluppatori e programmazione, presso la propria sede e su server collocati presso la web farm di fastweb sita in Milano via Bernina, 6;
• dalla Associazione Italiana per l’Intelligenza Artificiale a mezzo del personale incaricato (il consiglio di presidenza), presso la sede legale della società;
• dagli ulteriori soggetti che sono indicati come MAIN Sponsor, così come indicato al seguente link: http//www.aiforum.eu

5. Accesso e comunicazione dei Dati

I Dati Personali potranno essere resi accessibili, nei limiti delle finalità indicate, a:

• a) dipendenti e/o collaboratori dei Contitolari, nella loro qualità di incaricati del trattamento, nonché alla società gestore del Sito “Ai Forum”; a soggetti Terzi che collaborano alla realizzazione dell’Evento tra cui, a mero titolo esemplificativo, il personale del centro ricettivo che ospita l’evento, personale di supporto quali hostess di fiera, ecc.., nonché a soggetti Terzi che inviano, per conto dei Titolari, le comunicazioni anche attraverso l’utilizzo di mailing list dedicate e/o da newsletter;
• b) a soggetti pubblici e/o privati, persone fisiche e/o giuridiche (studi di consulenza legale, amministrativa e fiscale, Uffici Giudiziari, istituti bancari, agenzie di intermediazione e pratiche amministrative, ecc.) qualora la comunicazione risulti necessaria o funzionale al corretto adempimento degli obblighi contrattuali assunti, nonché degli obblighi derivanti dalla legge che svolgono attività in outsourcing per conto del Contitolari e che tratteranno i Dati nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento;
• c) Come indicato nelle finalità sopra riportate, i dati potranno essere comunicati alle aziende Partner o Sponsor dell’Evento.

Inoltre, i dati potranno essere comunicati, anche senza il consenso dell’Interessato a tutti quei soggetti (ivi incluse le Pubbliche Autorità) che hanno accesso ai dati personali in forza di provvedimenti normativi o amministrativi.
In ogni caso i dati personali raccolti non saranno oggetto di diffusione e in relazione alle immagini personali si rimanda a quanto indicato al punto 10 della presente Informativa.

6. Trasferimento dei Dati

Non prevediamo il trasferimento dei dati all’estero, tuttavia qualora ciò dovesse rendersi necessario per l’erogazione dei servizi o il perseguimento delle finalità indicate, ciò sarà effettuato solo se strettamente necessario e in tal caso l’eventuale trasferimento in Paesi extra UE, oltre ai casi in cui questo è garantito da decisioni di adeguatezza della Commissione europea, sarà effettuato in modo da fornire garanzie adeguate e opportune ai sensi del Reg. UE/679/2016 oppure al verificarsi di una delle condizione di cui all’art. 49 del regolamento.

7. Conservazione dei Dati

I Dati Personali saranno conservati, in archivi cartacei ed elettronici, presso ciascun Titolare nel rispetto delle misure di sicurezza previste dalla legge per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui al paragrafo 1) che precede, e comunque per un periodo di tempo non superiore a 2 anni dalla raccolta, salvo eventuali obblighi di legge che richiedano tempi di conservazione superiori.

8. Diritti dell’Interessato

L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15 a 22 e dall’art. 34 del Reg. UE/679/2016; in particolare l’interessato:

• potrà esercitare il diritto di accesso ai dati personali (art. 15 Reg.),
• ha il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti (art. 16 Reg.);
• ha il diritto di ottenere la cancellazione dei dati in presenza delle condizioni indicate dall’art. 17 del Reg.;
• ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento in presenza delle condizioni previste dall’art. 18 del Reg.;
• ha il diritto di chiedere la portabilità dei dati che lo riguardano (art. 20);
• ha il diritto di opporsi ai trattamenti automatizzati, compresa la profilazione (art. 21).

Inviando una mail agli indirizzi sotto riportati, inoltre, l’interessato potrà esercitare in ogni momento il diritto di revocare il consenso prestato per una o più finalità senza con questo pregiudicare la liceità del trattamento, basata sul consenso prestato prima della revoca.
L’interessato ha altresì il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo nazionale, ovvero il Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia n. 11, 00187 – Roma (http://www.garanteprivacy.it/).
I Contitolari sono disponibili ai seguenti contatti per offrire supporto agli interessati e/o per ricevere richieste relative all’esercizio dei propri diritti:

• TIG Events, Via Ettore Romagnoli 6, Milano (20146 - MI), privacy.events@tig.it
• Associazione Italiana per l’Intelligenza Artificiale, con sede in Roma (RM) C/O CNR-ISTC Via Gian Domenico Romagnosi 18/A, 00196 Roma, (C.F. 96111060586 e P.IVA 14789761005) aixia@legalmail.it
• MAIN Sponsor, così come indicati al seguente link: http//www.aiforum.eu

9. Responsabili del trattamento

L’elenco dei responsabili del trattamento nominati da ciascun Contitolare è disponibile presso le rispettive sedi a disposizione degli interessati che ne fanno richiesta.

10. Informativa relativa all’utilizzo delle immagini acquisite mediante foto o video – Autorizzazione (Liberatoria)

Ai fini della normativa sul diritto d'autore (RD 633/1941) e della disciplina sull'utilizzo delle immagini altrui (art. 96 e seguenti RD 633/1941), e del Reg. UE/679/2016, si informa che nel corso dell'evento saranno effettuate fotografie e/o riprese video nelle quali il partecipante potrebbe essere fotografato e/o video-ripreso. Tale materiale potrà essere utilizzato, nel pieno rispetto della normativa vigente e nel rispetto della tutela, della dignità e decoro delle persone, alla pubblicazione sui siti web, social network (es. Facebook), riviste, TV, brochure o mediante l'inserimento in documenti destinati alla diffusione. Ciò premesso, l'interessato in veste di dichiarante autorizza, senza aver nulla da pretendere, i Contitolari, come sopra identificati, alla ripresa e registrazione, anche mediante società terze, di materiale fotografico e/o audio video relativo all'evento sopra descritto in cui lo stesso sia stato ritratto, nonché alla detenzione, utilizzo, pubblicazione e divulgazione del suddetto materiale per finalità informative, di cronaca, promozionali dell’evento, con qualsiasi modalità, quali esempio, siti web, social network, TV, brochure o mediante l'inserimento, in documenti destinati alla diffusione, pertanto, con il conferimento del consenso (espresso mediante flag della checkbox) l’Interessato dichiara di considerare la posa delle immagini effettuata in forma gratuita e per questo:

• a, di rinunciare a qualsiasi pretesa e rivendicazione anche di natura economica, relativamente agli utilizzi futuri delle riproduzioni oggetto di questa liberatoria nei confronti dei Titolari e dei Responsabili espressamente autorizzati a farne uso;
• b, di sollevare i Titolari da ogni responsabilità, anche economica, concernente un uso scorretto del materiale fotografico e/o audio video da parte degli utenti dei siti web, social network o, comunque, di terzi;
• c, di aver letto e compreso l'intera informativa comprensiva della presente liberatoria e di essere consapevole che la spunta della casella (checkbox) equivale alla sottoscrizione della liberatoria sotto la propria responsabilità

Milano, 5 maggio 2025 (Revisione n. 1)